miércoles, 15 de junio de 2011

FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

funciones de un asistente administrativo


  • Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.



  • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.



  • Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.



  • Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.



  • Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.



  • Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.



  • Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.



  • Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.



  • Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.



  • Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.



  • Realiza registro contable.



  • Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.



  • Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.



  • Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.



  • Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.



  • Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.



  • Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.



  • Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.



  • Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.



  • Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.



  • Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.



  • Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.



  • Lleva control de la caja chica.



  • Brinda apoyo logístico en actividades especiales.



  • Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.



  • Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.



  • Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.



  • Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.



  • Atiende e informa al público en general.



  • Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.



  • Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.



  • Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.



  • Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.



  • Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.



  • Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.



  • Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.



  • Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.



  • Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.



  • Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.



  • Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.



  • Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.



  • Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.



  • Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.



  • Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.



  • Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.



  • Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.



  • Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.



  • Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.



  • Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.



  • Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.



  • Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.



  • Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales.



  • Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.



  • Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.



  • Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.



  • Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.



  • Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos.



  • Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.



  • Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.



  • Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.



  • Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.



  • Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos.



  • Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.



  • Archiva y lleva el control de los documentos del área.



  • Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.



  • Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos.



  • Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.



  • Transcribe y accesa información operando un microcomputador.



  • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.



  • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.



  • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas

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